Świadczenia rodzinne realizuje co do zasady organ właściwy czyli wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
Prawo do świadczeń rodzinnych ustala się od miesiąca, w którym wpłynął wniosek z prawidłowo wypełnionymi dokumentami.
Prawo do zasiłku rodzinnego ustala się na okres zasiłkowy. Okres zasiłkowy zaczyna się dnia 1 listopada i trwa do dnia 31 października następnego roku kalendarzowego, na jaki ustala się prawo do świadczeń rodzinnych.
Świadczenia rodzinne wypłacane są w okresach miesięcznych
W przypadku gdy osoba ubiegająca się o świadczenia rodzinne na nowy okres zasiłkowy złoży wniosek wraz z dokumentami do dnia 31 sierpnia ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz wypłata przysługujących świadczeń następuje do dnia 30 listopada.
W przypadku gdy osoba ubiegająca się o świadczenia rodzinne na nowy okres zasiłkowy złoży wniosek wraz z wymaganymi dokumentami od dnia 1 września do dnia 31 października, ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz wypłata przysługujących świadczeń następuje do dnia 31 grudnia.
W przypadku gdy osoba ubiegająca się o świadczenia rodzinne na nowy okres zasiłkowy złoży wniosek wraz z wymaganymi dokumentami w okresie od dnia 1 listopada do dnia 31 grudnia danego roku, ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz wypłata przysługujących świadczeń następuje do ostatniego dnia lutego następnego roku.
W przypadku złożenia nieprawidłowo wypełnionego wniosku podmiot realizujący świadczenia wzywa pisemnie osobę ubiegającą się o świadczenia do poprawienia lub uzupełnienia wniosku w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Gdy osoba złoży wniosek bez wymaganych dokumentów, podmiot realizujący świadczenia przyjmuje wniosek i wyznacza termin nie krótszy niż 14 dni i nie dłuższy niż 30 dni na uzupełnienie brakujących dokumentów. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia.
W przypadku wystąpienia zmian w liczbie członków rodziny, uzyskania dochodu, wyjazdu członka rodziny poza granicę RP lub innych zmian mających wpływ na prawo do świadczeń rodzinnych, w tym na wysokość otrzymywanych świadczeń wnioskodawca jest obowiązany do niezwłocznego powiadomienia o tym organu właściwego wypłacającego świadczenia rodzinne.
W przypadku gdy w stosunku do osoby ubiegającej się o świadczenia rodzinne wystąpią wątpliwości dotyczące okoliczności samotnego wychowywania dziecka, albo okoliczności związanych z ustaleniem prawa do świadczenia pielęgnacyjnego organ właściwy może przeprowadzić wywiad.
Do wniosku należy dołączyć w szczególności:
- oświadczenie lub zaświadczenie ze szkoły lub szkoły wyższej, potwierdzające fakt kontynuowania przez dziecko nauki, w przypadku gdy dziecko ukończyło 18 rok życia;
- dokumenty stwierdzające wysokość dochodu rodziny, w tym odpowiednio:
1. dotyczące zaświadczenia lub oświadczenia dokumentujące wysokość innych dochodów niż dochody podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach określonych w art. 27, art. 30b, art. 30c, art. 30e i art. 30f ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, każdego członka rodziny;
2. zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego, dotyczące członków rodziny rozliczających się na podstawie przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, zawierające informacje odpowiednio o:
a) formie opłacanego podatku,
b) wysokości przychodu,
c) stawce podatku,
d) wysokości opłaconego podatku - w roku kalendarzowym poprzedzającym okres świadczeniowy;
3. oświadczenia członków rodziny o wysokości uzyskanego w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy innego dochodu niepodlegającego opodatkowaniu;
4. zaświadczenie właściwego organu gminy, albo oświadczenie wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy albo nakaz płatniczy za ten rok,
5. przekazy lub przelewy pieniężne dokumentujące wysokość alimentów, jeżeli członkowie rodziny są zobowiązani wyrokiem sądu lub ugodą sądową do ich płacenia na rzecz osoby spoza rodziny,
6. kopię odpisu wyroku sądu zasądzającego alimenty na rzecz osób w rodzinie lub kopię odpisu protokołu posiedzenia zawierającego treść ugody sądowej, przekazy lub przelewy pieniężne dokumentujące faktyczną wysokość otrzymanych alimentów, w przypadku uzyskania alimentów niższych niż zasądzone w wyroku lub ugodzie sądowej, oraz zaświadczenie komornika o całkowitej lub częściowej bezskuteczności egzekucji alimentów, a także o wysokości wyegzekwowanych alimentów,
- kopię aktów zgonu rodziców lub kopię odpisów wyroków zasądzających alimenty, w przypadku osoby uczącej się;
- kopię odpisu prawomocnego wyroku sądu orzekającego rozwód lub separację albo kopię aktu zgonu małżonka lub rodzica dziecka, w przypadku osoby samotnie wychowującej dziecko;
W przypadku, gdy okoliczności sprawy mające wpływ na prawo do świadczeń rodzinnych wymagają potwierdzenia innym dokumentem niż wymienione powyżej, podmiot realizujący świadczenie może domagać się takiego dokumentu.
Organ właściwy oraz marszałek województwa prowadzący postępowanie w sprawie świadczeń rodzinnych są obowiązani do samodzielnego uzyskania od organów podatkowych lub ministra właściwego do spraw finansów publicznych, organów emerytalno-rentowych oraz z rejestrów publicznych, drogą elektroniczną, za pośrednictwem ministra właściwego do spraw rodziny, lub drogą pisemną, odpowiednio:
1) informacji o dochodzie podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach określonych w art. 27, art. 30b, art. 30c, art. 30e i art. 30f ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, każdego członka rodziny, udzielanych przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego, zawierających dane o wysokości:
a) dochodu,
b) składek na ubezpieczenia społeczne odliczonych od dochodu,
c) należnego podatku;
2) informacji o wieku i stanie cywilnym członków rodziny;
3) informacji o wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne, w tym informacji o wysokości składek od poszczególnych płatników i okresach opłacania przez nich tych składek;
4) zaświadczenia lub informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych;
5) informacji o legitymowaniu się odpowiednim orzeczeniem wydanym na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721, z późn. zm.), obejmującej następujące dane:
a) datę i rodzaj wydanego orzeczenia,
b) wskazania, o których mowa w art. 6b ust. 3 pkt 7 i 8 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
c) datę powstania niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności,
d) datę złożenia wniosku o wydanie orzeczenia o niepełnosprawności albo o stopniu niepełnosprawności,
e) okres, na jaki zostało wydane orzeczenie.
W przypadku gdy w Elektronicznym Krajowym Systemie Monitoringu Orzekania o Niepełnosprawności znajduje się więcej niż jedno orzeczenie wydane na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, dotyczące tej samej osoby, informacja, o której mowa pkt 5, jest przekazywana wyłącznie na podstawie orzeczeń, które potwierdzają prawo do świadczeń rodzinnych.
W przypadku braku w Elektronicznym Krajowym Systemie Monitoringu Orzekania o Niepełnosprawności informacji, o której mowa w pkt 5, organ właściwy oraz marszałek województwa prowadzący postępowanie w sprawie świadczeń rodzinnych wzywają osobę ubiegającą się o świadczenia rodzinne, do dołączenia orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności.
W przypadku awarii systemów teleinformatycznych służących do wymiany informacji drogą elektroniczną, o której mowa powyżej, organ właściwy oraz marszałek województwa prowadzący postępowanie w sprawie świadczeń rodzinnych uzyskują ww. informacje, w drodze pisemnej wymiany informacji. Organy podatkowe lub minister właściwy do spraw finansów publicznych, organy emerytalno-rentowe oraz podmioty prowadzące rejestry publiczne przekazują te informacje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku organu właściwego lub marszałka województwa prowadzącego postępowanie w sprawie świadczeń rodzinnych.
W przypadku braku możliwości samodzielnego uzyskania przez organ właściwy lub marszałka województwa informacji lub zaświadczeń, o których mowa w pkt 1-4, z przyczyn nieleżących po stronie organu właściwego lub marszałka województwa, organ właściwy lub marszałek województwa prowadzący postępowanie w sprawie świadczeń rodzinnych wzywają osobę ubiegającą się o świadczenia rodzinne, do dołączenia tych informacji lub zaświadczeń.
